Zotero

Allgemeines

Softwareinstallation

Die Literaturverwaltungssoftware Zotero ist eine Open Source-Software und kann auf der Zotero-Webseite kostenlos für die Betriebssysteme MS Windows, Mac OS X und Linux heruntergeladen werden.

Tipp: Es ist ratsam, das Zotero-Plugin für deinen Webbrowser zu installieren, um beim Import aus Datenbanken alle Vorteile von Zotero auszunutzen. Das Plugin gibt es für Firefox, Chrome und Safari.

Für die Verwendung in einem Textverarbeitungsprogramm musst du außerdem noch das passende Plugin installieren. Zur Verfügung stehen Plugins für MS Word und LibreOffice.

Information für WU Mitarbeiter*innen

Die Installation von Zotero auf den WU Arbeitsplatzrechnern erfolgt über das Software-Center aus dem Startermenü. Updates für die Software können selbständig gemacht werden, indem in Zotero unter Hilfe » Auf Updates überprüfen aktiviert wird.

Zotero-Konto

Um Literaturangaben mit anderen zu teilen oder deine Literaturdatenbank auf unterschiedlichen Geräten zu synchronisieren, benötigst du ein Zotero-Konto, das du gratis auf der Zotero-Webseite einrichten kannst. Darin können unbegrenzt viele Literaturangaben gespeichert werden, für angehängte Dateien (z.B. PDFs) gibt es allerdings eine Speicherplatzbegrenzung auf 300 MB. Wird mehr Speicherplatz benötigt, kann dieser nachgekauft werden.

Für Mobilgeräte gibt es mehrere Apps, die du hier finden kannst.

Hinweis: Die Daten von Zotero-Konten werden außerhalb des EWR verarbeitet. Weitere Informationen dazu findest du hier.

Kurse & Anleitungen

Kursprogramm der WU Bibliothek

Die WU Bibliothek bietet in regelmäßigen Abständen Einführungskurse für Zotero und andere Literaturverwaltungsprogramme an. Die aktuellen Termine findest du auf der Webseite.

recherchier_bar

Darüber hinaus kannst du jeden Dienstag ohne Anmeldung die recherchier_bar besuchen, die dich zu allen Fragen rund um Literaturverwaltung berät.

Anleitungen

Einen Überblick über die wichtigsten Funktionen und WU-spezifischen Einstellungen haben wir hier für dich zusammengefasst.

Referenzen verwalten

Referenzen manuell erstellen

  1. Wähle Datei » Neuer Eintrag oder klicke auf das Neuer Eintrag Symbol
  2. Wähle den passenden Dokumenttyp: Dieser bestimmt, welche Felder zur Verfügung stehen und wie das Zitat und der Bibliografieeintrag formatiert werden.
  3. Befülle die bibliografischen Felder. Beachte dabei die Formvorschriften für die Eingabe von Namen!

Eingabe von Namen

Für die Eingabe von Namen bietet Zotero zwei Modi, die mit dem Schalter neben den Namensfeldern umgeschaltet werden können:

Ein „Autor“-Feld in Zotero. Die „Switch to two fields” beziehungsweise “Switch to single field” Schaltfläche rechts neben dem Namen des Autors ist hervorgehoben.

Im Zwei-Feld-Modus werden im ersten Feld die Nachnamen und im zweiten Feld die Vornamen (inklusive Adelsprädikaten) von Personen eingegeben. Der Ein-Feld-Modus ist für die Eingabe von Namen von Unternehmen, Forschungseinrichtungen und anderen Körperschaften vorgesehen, die als Autor*in oder Herausgeber*in auftreten.

Für jede*n weitere*n Autor*in muss mit dem Plus-Button ein neues Feld geöffnet werden, in das die Person oder Körperschaft eingegeben wird.

Die Rolle der Person (Autor*in, Herausgeber*in etc.) kannst du mit Klick auf die Autor-Schaltfläche auswählen.

Sammlungen verwalten

Zotero bietet die Möglichkeit, Sammlungen anzulegen, um deine Referenzen zu sortieren: Klicke dafür mit der rechten Maustaste auf Meine Bibliothek oder klicke auf das Neue Sammlung… Symbol um eine neue Sammlung anzulegen. Du kannst auch Untersammlungen anlegen, indem du mit der rechten Maustaste auf eine bestehende Sammlung klickst und dort Neue Untersammlung… auswählst.

Automatische Übernahme von Literaturangaben

Referenzen importieren

Die meisten Datenbanken bieten verschiedene Exportmöglichkeiten an. Zotero kann mehrere Formate lesen. In den meisten Fällen gibt es einen Export im RIS-Format und im BibTeX-Format, die von Zotero direkt geöffnet, bzw. über Datei » Importieren importiert werden können.

Suche nach ISBN, DOI oder PMID

Zotero bietet die Möglichkeit, die Literaturangaben zu einer vorliegenden Standardnummer wie ISBN, DOI oder PMID zu suchen und direkt abzuspeichern. Klicke dazu auf das Zauberstabsymbol, gib die entsprechende Nummer ein und drücke auf Enter.

Das “Zauberstabsymbol” “Eintrag per Identifier hinzufügen” im Menü von Zotero ist ausgewählt. In dem Suchfeld, welches sich öffnet, kann eine Standardnummer eingegeben werden.

Verwendung der Browser-Plugins

Die übliche Methode, Literaturhinweise aus Datenbanken, Bibliothekskatalogen und anderen Onlinequellen nach Zotero zu bringen, geschieht über die Verwendung der Browser-Plugins. Diese können anhand der Seitenadresse erkennen, wie die Literaturdaten formatiert sind und sie direkt in die Literaturdatenbank importieren.

Ein einfacher Klick auf das Logo des Plugins bewirkt, dass in Zotero ein Eintrag angelegt wird. Das Logo selbst zeigt an, welche Art von Metadaten das Plugin auf der aktuellen Seite erkennt. Ein Klick mit der rechten Maustaste bietet zudem unter Speichern nach Zotero weitere Optionen. Wenn auf einer Seite mehrere Literatureinträge zur Auswahl stehen, erscheint ein Ordnersymbol. Du kannst dann aus den Einträgen der Seite jene auswählen, die du speichern willst.

Das Logo des Zotero Browser-Plugins wurde angeklickt, die Option „Speichern nach Zotero“ wurde wie beschrieben ausgewählt und bietet die Möglichkeit, die Literaturdaten in verschiedenen Formen in Zotero abzuspeichern.
Auswahlfenster des Zotero Browser-Plugins. Die Überschrift lautet „Auswählen, welche Artikel zu Ihrer Bibliothek hinzugefügt werden sollen“. Darunter kann aus den auf der Seite erkannten Artikeln gewählt werden.

Wenn möglich, wird die PDF-Version eines Zeitschriftenartikels auf der Seite in Zotero gespeichert. Ist das nicht möglich, wird in den meisten Fällen ein Schnappschuss der Webseite als lokale Kopie in Zotero gespeichert.

In Bibliothek nachschlagen – Verbindung zum WU Katalog

Wenn du die Titeldaten eines Dokuments in Zotero hast, kannst du mithilfe der Funktion In Bibliothek nachschlagen überprüfen, ob das Dokument selbst über den WU Katalog verfügbar ist.

In Bibliothek nachschlagen einrichten

Öffne in Zotero die Einstellungen (Windows: Datei » Einstellungen, Mac OS: Zotero » Einstellungen).

Es öffnet sich ein neues Auswahlfenster. Wähle darin oben den Menüpunkt Erweitert aus. Trage dann im Tab Allgemein unter OpenURL in das Feld Resolver die URL https://openurl.wu.ac.at/resolve ein. Bestätige die Angabe mit OK.

In Bibliothek nachschlagen verwenden

Markiere mit einem Klick einen Datensatz in deiner Sammlung. Klicke nun auf den grünen „Finden“-Pfeil oberhalb der Info-Angaben des Datensatzes.

Wähle im Menü In Bibliothek nachschlagen aus. Zotero öffnet nun in einem Browserfenster die Seite des Datensatzes im WU Katalog, sodass du, je nach Verfügbarkeit, direkt Zugriff auf das Dokument hast. Um online auf ein Dokument zugreifen zu können, musst du mit dem WU Netzwerk verbunden sein. Details dazu findest du hier.

Mit Zotero in Word arbeiten

Zitierstile verwalten

Zitierstile geben vor, wie Zitate im Text und die Bibliografie formatiert werden sollen. Zotero liefert von Haus aus eine große Zahl an Stilen mit, die im Menü unter Werkzeuge » Einstellungen » Zitieren » Stile bequem ausgewählt und, wenn nötig, mit der Funktion Weitere Stile hinzufügen… heruntergeladen werden können. Solltest du einen Stil benötigen, der nicht in Zotero zur Verfügung steht, kontaktiere uns bitte unter bibliothek@wu.ac.at.

Word-Plugin installieren

Installiere das Zotero Word-Plugin über Werkzeuge » Einstellungen » Zitieren » Textverarbeitungsprogramme.

Dokumenteneinstellungen

Beim ersten Zitat, das du einfügst, öffnet sich das Fenster Dokument-Eigenschaften, in dem du Zitierstil, Sprache und weitere Einstellungen einrichten kannst. Mit dem Button Document Preferences kannst du die Einstellungen später ändern.

Das Zotero “Dokument-Eigenschaften”-Fenster. Unter „Zitierstil“ können die gewünschten Stile gewählt werden.

Zitat einfügen

  1. Setze den Cursor an die Stelle im Text, an der du das Zitat einfügen möchtest.
  2. Klicke in der Zotero-Symbolleiste auf Add/Edit Citation.
  3. Gib im Suchschlitz Autor*in oder Titel der Referenz ein. Du kannst hier auch gleich mit dem Erscheinungsjahr einschränken.
  4. Wähle die gewünschte Referenz zum Einfügen aus.
  5. Klicke auf den Namen, um Seitenzahlen, Präfixe und Suffixe einzugeben.
  6. Bestätige die Eingabe mit Enter.

Wenn der Zitierstil das Zitieren in Fußnoten vorsieht, wird auch diese automatisch erzeugt und der Nachweis dort eingefügt.

Sekundärzitat einfügen

Prinzipiell solltest du Sekundärzitate unbedingt vermeiden und genau nachprüfen, ob das Original nicht doch zugänglich ist.

Wenn du ein Sekundärzitat in der Form „Referenz 1 2021, zit. n. Referenz 2 2021“ erstellen willst, bei dem beide Referenzen im Literaturverzeichnis aufscheinen, kannst du das folgendermaßen machen:

  1. Füge beide Referenzen mit Zotero ein.
  2. Gib im Präfix des zweiten Zitats den Text „, zit. n. “ ein. Wichtig ist, dass das Präfix mit dem Beistrich beginnt, andernfalls wird in den meisten Zitierstilen ein Strichpunkt gesetzt.

Wenn der Zitierstil die Referenzen im Zitat automatisch sortiert, deaktiviere die Sortierung für dieses Zitat, indem du im roten Zitierdialog auf das Zotero-Symbol klickst und das Häkchen bei Quellen sortiert halten entfernst.

Im Zotero Zitierdialog kann durch Klicken auf das Zotero Logo zwischen „Quellen sortiert halten“ und der „Klassischen Ansicht“ gewechselt werden.

Literaturverzeichnis erstellen

Zotero erstellt zunächst kein automatisches Literaturverzeichnis. Um ein Literaturverzeichnis anzulegen, setze den Cursor an die gewünschte Stelle und klicke Add/Edit Bibliography . Dadurch wird ein Verzeichnis mit allen bereits eingefügten Zitaten erstellt und auch jede weitere neue Referenz wird hier automatisch aufgenommen.

Referenzen bearbeiten und löschen

Um Seitenzahlen oder Präfixe wie vgl., siehe etc. einzugeben, setze den Cursor in die zu bearbeitende Referenz und auf Add/Edit Citation. Im Zotero-Balken klickst du dann auf den zu bearbeitenden Eintrag und gibst die Änderungen ein.

Um eine Referenz zu löschen, betätige die Löschtasten der Tastatur.

Referenz aktualisieren

Wenn du eine Referenz in Zotero bearbeitet hast, verwende den Button im Zotero-Tab, um die Referenzen zu aktualisieren.

Mit PDFs und Notizen arbeiten

Beim Anhängen von PDFs an einen Titel werden diese automatisch nach den bibliografischen Daten des übergeordneten Eintrags umbenannt. Du kannst diese Funktion unter Bearbeiten » Einstellungen » Allgemein ein- oder ausschalten. Außerdem wird das PDF indexiert, wodurch der Inhalt des PDFs in Zotero durchsucht werden kann.

Durch einen Doppelklick auf den Titel oder direkt auf das angehängte PDF, kannst du Zoteros PDF-Reader und Notizen-Editor öffnen.

Hier kannst du das PDF markieren, Notizen dazu erstellen und Bild- oder Tabellenzitate sammeln. Wähle dazu das passende Werkzeug aus der Werkzeugleiste oben im Editor und eine Farbe für die Markierung.

Die Annotationen werden auf der linken Seite angezeigt und können mit eigenen Kommentaren und Schlagwörtern (Tags) versehen werden. Die so markierten Annotationen können per Farb- oder Schlagwortauswahl angezeigt bzw. verborgen werden.

Annotationen zu Notizen hinzufügen

Klicke im Zotero-Hauptfenster mit der rechten Maustaste auf den Titel und wähle Notiz aus Anmerkungen hinzufügen.

Zotero erstellt nun eine Notiz mit dem Titel Anmerkungen und dem Zeitpunkt der Erstellung. Wenn du diese auswählst, siehst du die Annotationen und den dazugehörigen Nachweis auf der rechten Seite. Mit Klick auf die Punkte oben rechts kannst du die Anmerkungsfarben und Nachweise anzeigen oder verbergen. Bei Klick auf ein Zitat kannst du direkt zum zitierten Titel springen, den Nachweis bearbeiten oder verbergen.

Notizen in Word einfügen

Die ausgelesenen Annotationen können als Zitate in dein Word-Dokument übernommen werden. Klicke dafür auf Add Note und wähle – genau wie du auch einen Titel zitierst – die Notiz aus, die die du einfügen willst. Zotero fügt automatisch den gesamten Inhalt der ausgewählten Notiz ein.

Der Zotero-Tab in MS Word. Die Schaltfläche „Add Note“ wurde ausgewählt.